Déclaration de confidentialité Van der Valk Diensten Centrum 

Nous attachons de l’importance à votre vie privée. C’est pourquoi nous traitons les données à caractère personnel conformément aux lois et réglementations en vigueur, dont le Règlement général sur la protection des données (RGPD). 

Au sein de l’organisation Van der Valk, il est travaillé avec une entité de facilitation (Van der Valk Diensten Centrum B.V., ci-après : VDC) et des Hotel & Restaurants distincts, exploités de manière indépendante. Cela signifie que la responsabilité du traitement de vos données à caractère personnel peut varier selon la situation. 

VDC est responsable du traitement des données à caractère personnel traitées dans le cadre de services centraux et de processus de soutien (tels que les systèmes centraux, les sites web et les initiatives de marketing, dans la mesure où cela s’applique). 

Les différents Van der Valk Hotel & Restaurants sont responsables du traitement de manière autonome pour les données à caractère personnel qu’ils traitent dans le cadre de leur propre exploitation, telles que les réservations, le séjour, la prestation de services et le contact avec la clientèle. 

La présente déclaration de confidentialité porte exclusivement sur les traitements pour lesquels VDC agit en qualité de responsable du traitement. Pour les traitements effectués par un hôtel individuel, la déclaration de confidentialité de l’hôtel concerné s’applique. 

Nous traitons vos données avec soin et veillons à une sécurité appropriée. Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons quelles données à caractère personnel VDC traite, pourquoi nous le faisons et avec qui nous partageons éventuellement des données. 

La présente déclaration de confidentialité s’applique aux personnes dont VDC traite les données à caractère personnel, telles que : 

• les personnes effectuant des réservations, les hôtes et les clients (dans la mesure où cela est lié aux processus centraux) ; 

• les fournisseurs et leurs personnes de contact ; 

• les prospects, relations et autres contacts professionnels ; 

• les visiteurs de nos sites web et environnements numériques. 

Vous avez des questions ou vous souhaitez savoir quelles données VDC traite à votre sujet ? Contactez alors VDC via privacy@vandervalkhotelgroup.com ou via les coordonnées figurant au bas de la présente déclaration de confidentialité. 

Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel par un Van der Valk Hotel & Restaurant spécifique, vous pouvez contacter directement l’hôtel concerné. 

Processus 

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des processus pour lesquels VDC traite des données à caractère personnel. Pour chaque processus, il est décrit dans quel but les données sont utilisées. 

Dans le tableau situé en dessous, vous verrez quelles catégories de données à caractère personnel nous traitons. Il est également indiqué dans quels cas nous partageons des données à caractère personnel avec des tiers ou faisons appel à des sous-traitants qui nous assistent dans l’exécution de ces processus. 

Marketing et orientation 

Publicités en ligne au moyen de cookies marketing 

Finalité 
L’affichage de publicités en ligne personnalisées (par exemple via Google) aux utilisateurs sur la base de leur comportement sur les sites web et de leur interaction avec les communications de Van der Valk. 

Ces publicités visent à vous présenter des offres et des contenus pertinents et adaptés, en fonction de vos centres d’intérêt et de vos visites antérieures. 

VDC est responsable du traitement pour le dépôt et l’utilisation de cookies marketing sur les sites web centraux ainsi que pour l’utilisation de ces données à des fins de publicité en ligne. 

Nous ne traitons vos données à des fins de cookies marketing et de publicités en ligne que lorsque vous y avez consenti. Vous donnez ce consentement par exemple : 

• via la bannière de cookies sur le site web ; ou 

• via les paramètres de cookies que vous pouvez modifier ultérieurement. 

Vous pouvez à tout moment retirer ou modifier votre consentement via les paramètres de cookies sur le site web. 

En outre – si vous y avez consenti séparément (par exemple via une inscription à des communications marketing) – des coordonnées peuvent être utilisées afin de constituer des groupes cibles pour des publicités en ligne. 

Valk Life 

Finalité 
La gestion et l’exploitation du site web www.valklife.com et des communications qui s’y rapportent, telles que les newsletters Valk Life et le Valk Magazine. 

Le site web www.valklife.com est géré par VDC. VDC est responsable du traitement des données à caractère personnel collectées via ce site web et traitées dans le cadre d’activités centrales de marketing et de communication, telles que les newsletters Valk Life, le Valk Magazine et les jeux-concours. 

Lorsqu’une action, une offre ou une communication se rapporte à un Van der Valk Hotel & Restaurant spécifique, cet hôtel sera responsable du traitement de manière autonome pour le traitement ultérieur de vos données (par exemple pour la remise d’un prix ou la réalisation d’une réservation). Dans ce cas, la déclaration de confidentialité de l’hôtel concerné s’applique. 

Les données ci-dessous peuvent être traitées lorsque vous participez à des jeux-concours, vous inscrivez à la newsletter Valk Life ou au Valk Magazine, ou remplissez un formulaire de contact via www.valklife.com.

Calendrier de l’Avent en ligne 

Finalité 
La proposition d’un calendrier de l’Avent en ligne via des canaux (numériques), les participants pouvant, pendant une période déterminée, participer à des actions et tenter de gagner des prix. 

Le calendrier de l’Avent en ligne est organisé et géré par VDC. VDC est responsable du traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l’inscription, de la participation et de l’organisation du calendrier de l’Avent. 

Si un prix est offert par un Van der Valk Hotel&Restaurant spécifique ou remis par son intermédiaire, cet hôtel peut être associé au traitement de celui-ci (par exemple la remise du prix ou le contact avec le gagnant). Dans ce cas, l’hôtel concerné est responsable du traitement de manière autonome pour le traitement des données à caractère personnel effectué dans ce cadre. La déclaration de confidentialité de l’hôtel concerné s’applique alors. 

Nous pouvons traiter les données ci-dessous lorsque vous : 

• participez au calendrier de l’Avent en ligne ; 

• vous inscrivez à une action ou à un concours ; 

• êtes sélectionné comme gagnant et qu’il convient de vous contacter ; 

• recevez un prix ou le faites livrer. 

La participation au calendrier de l’Avent en ligne est volontaire et a lieu sur la base de votre consentement. Un âge minimum peut être requis pour participer. Afin de le vérifier, nous vous demandons votre date de naissance. 

Valk Account 

Finalité 
Le Valk Account offre aux hôtes la possibilité de bénéficier d’avantages personnels et d’effectuer facilement des réservations auprès des hôtels VDC Van der Valk participants et des Valk Exclusief Hotels. Le compte permet en outre de gérer de manière centralisée les données et préférences des hôtes et de les utiliser lorsqu’un hôte se connecte. 

Le Valk Account bénéficie d’un soutien technique et fonctionnel de la part de VDC. Pour le traitement des données à caractère personnel au sein de l’environnement central du compte, VDC agit en qualité de responsable du traitement. 

Lorsque vous vous connectez avec votre Valk Account auprès d’un Valk Exclusief Hotel, les données pertinentes relatives au compte et à la réservation seront mises à la disposition de cette entité. Valk Exclusief est ensuite responsable du traitement de manière autonome pour le traitement ultérieur de vos données à caractère personnel, par exemple dans le cadre des réservations, du séjour et de l’octroi d’avantages. Dans ce cas, la déclaration de confidentialité de Valk Exclusief et/ou de l’hôtel concerné s’applique. 

Nous pouvons traiter les données ci-dessous lorsque vous : 

• créez ou utilisez un Valk Account ; 

• vous connectez à votre Valk Account ; 

• effectuez ou gérez une réservation via votre compte ; 

• faites usage d’avantages liés au Valk Account. 

Les données ne sont partagées avec Valk Exclusief ou un hôtel que dans la mesure où : 

• ces données y sont également connues ou sont nécessaires à la prestation des services ; et 

• vous faites un usage actif du Valk Account (par exemple en vous connectant ou en réservant).

Création de profils d’hôtes 

Finalité 
L’établissement et l’utilisation de profils d’hôtes afin de mieux adapter la communication, les offres et la prestation de services aux centres d’intérêt et aux préférences des hôtes (anciens et actuels). 

VDC traite des données à caractère personnel aux fins de la constitution et de la gestion de profils d’hôtes dans le cadre d’activités centrales de marketing et d’analyse. VDC agit à cet égard en qualité de responsable du traitement. 

Les données utilisées pour la constitution de profils d’hôtes peuvent provenir de différentes sources, dont des données relatives aux séjours dans les Van der Valk Hotel & Restaurants et aux interactions avec les systèmes centraux ou les canaux de marketing. 

Les différents hôtels Van der Valk sont responsables du traitement de manière autonome pour le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de leurs propres réservations, séjours et relations avec les hôtes. Lorsque des hôtels partagent des données avec VDC (par exemple aux fins d’activités centrales de marketing), cela se fait dans le respect des cadres légaux et des responsabilités applicables. 

Nous pouvons traiter les données ci-dessous lorsque vous : 

• réservez une nuitée ou séjournez dans un hôtel Van der Valk ; 

• faites usage de services ou de produits ; 

• interagissez avec des communications marketing ou des canaux numériques ; 

• avez consenti à recevoir des communications marketing (le cas échéant).

Newsletters d’hôtel 

Finalité : Informer les hôtes et les personnes intéressées au sujet de divers thèmes liés à l’hôtel concerné. 

Nous vous tenons volontiers informé des développements et offres intéressants des Hotel & Restaurants. C’est la raison pour laquelle nous envoyons périodiquement des newsletters d’hôtel. Nous traitons vos données à cette fin lorsque vous vous êtes inscrit à une newsletter d’hôtel ou lorsque vous avez précédemment séjourné dans l’hôtel et que nous vous informons de services, offres ou forfaits comparables de cet hôtel. Vous pouvez à tout moment vous désinscrire des newsletters d’hôtel. 

Publicités en ligne à la suite d’une visite dans un hôtel 

Finalité 
L’affichage de publicités en ligne pertinentes (par exemple via Google Ads) aux hôtes (anciens et actuels) sur la base d’interactions antérieures, telles qu’un séjour dans un Van der Valk Hotel & Restaurant ou l’utilisation de canaux numériques. 

Ces publicités visent à vous informer d’offres, de forfaits ou d’autres services correspondant à votre séjour antérieur ou à vos centres d’intérêt. 

VDC est responsable du traitement des données à caractère personnel effectué dans le cadre d’activités centrales de marketing, telles que la constitution de groupes cibles et la diffusion de publicités en ligne. 

Les données utilisées à cette fin proviennent (en partie) d’un séjour dans un Van der Valk Hotel & Restaurant spécifique. Cet hôtel est responsable du traitement de manière autonome pour le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de la réservation et du séjour. 

Nous ne traitons vos données à des fins de publicités en ligne que lorsque vous y avez consenti, par exemple : 

• via le site web (par exemple via les paramètres de cookies) ; et/ou 

• lors de l’inscription à des communications marketing. 

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement via les paramètres du site web ou via les possibilités de désinscription figurant dans les communications.

Soutien et services complémentaires 

Bons 

Finalité 
La création, la délivrance, l’application et l’administration de bons (tels que bons d’avoir, compensations ou bons promotionnels) dans le cadre d’une réservation, d’un séjour ou d’une relation avec la clientèle. 

Les bons sont en règle générale émis et utilisés par l’hôtel Van der Valk concerné. Cet hôtel est dès lors généralement responsable du traitement de manière autonome pour le traitement des données à caractère personnel liées à la délivrance et à l’échange de bons. Pour de plus amples informations sur le traitement de vos données à caractère personnel par un hôtel spécifique, nous vous renvoyons à la déclaration de confidentialité de l’hôtel concerné. 

VDC met à disposition des systèmes de soutien et une infrastructure technique pour la gestion des bons. Pour ces traitements, VDC agit en qualité de responsable du traitement autonome pour des éléments spécifiques (tels que l’enregistrement central ou la gestion de la plateforme). 

Pour l’enregistrement et la gestion des bons, il est fait usage d’une plateforme externe (telle que Piggy). Cette partie soutient le traitement des données à caractère personnel et agit, selon la configuration, en qualité de sous-traitant ou de responsable du traitement autonome. 

Les données ci-dessous peuvent être traitées lorsque vous : 

• recevez un bon (par exemple lors d’une action, d’une compensation ou d’un achat) ; 

• utilisez un bon lors d’une réservation ou pendant un séjour ; 

• avez un contact au sujet d’un bon (par exemple en cas de questions ou de problèmes).

Contact avec les hôtes 

Finalité 
Assister les hôtes et autres personnes concernées pour les questions, demandes et signalements qui ne sont pas introduits et traités directement ou exclusivement auprès d’un Van der Valk Hotel & Restaurant, par exemple via des canaux centraux de service à la clientèle ou des plateformes numériques. 

Dans ce cadre, VDC traite des données à caractère personnel afin d’enregistrer et d’apprécier les questions et de veiller à un traitement correct et efficace. Ces traitements ont lieu sur la base d’un intérêt légitime, à savoir la possibilité d’offrir un soutien adéquat et d’améliorer la prestation de services. 

Lorsque votre question se rapporte à un hôtel Van der Valk spécifique (par exemple au sujet d’une réservation ou d’un séjour), VDC peut partager vos données avec l’hôtel concerné. Cet hôtel est ensuite responsable du traitement de manière autonome pour le traitement ultérieur de votre demande. Dans ce cas, la déclaration de confidentialité de l’hôtel concerné s’applique. 

Nous pouvons traiter les données ci-dessous lorsque vous : 

• contactez le service à la clientèle (par exemple par e-mail, par téléphone ou via un formulaire de contact) ; 

• posez une question au sujet d’une réservation, d’une commande ou d’un bon ; 

• introduisez une plainte, une demande ou un signalement ; 

• fournissez des informations complémentaires afin de traiter votre question ou votre demande. 

Valk Store 

Finalité 
Proposer et faciliter la vente en ligne d’articles sous les marques Van der Valk. 

Le Valk Store est géré par VDC. VDC est responsable du traitement des données à caractère personnel effectué dans le cadre de la vente en ligne et du traitement des commandes via le Valk Store. 

Utilisation de Shopify 
Pour le fonctionnement du Valk Store, il est fait usage de la plateforme Shopify. Shopify agit en partie en qualité de sous-traitant pour le compte de VDC. Shopify traite en outre certaines données à caractère personnel à ses propres fins, Shopify étant à cet égard responsable du traitement de manière autonome. VDC n’a aucune influence sur ces traitements. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans la déclaration de confidentialité de Shopify. 

Nous pouvons traiter les données ci-dessous lorsque vous : 

• visitez le Valk Store ; 

• créez ou utilisez un compte ; 

• passez ou retournez une commande ; 

• effectuez un paiement ; 

• nous contactez au sujet d’une commande. 

Pour le paiement, nous faisons appel à un prestataire de services de paiement externe (Adyen). Pour la livraison des commandes, nous pouvons faire appel à des prestataires logistiques. Nous traitons en outre certaines données sur la base d’un intérêt légitime afin de maintenir le Valk Store sûr et opérationnel. 

Relations professionnelles 

Prospects 

Finalité 
L’enregistrement et la gestion de relations professionnelles potentielles. 

Nous traitons vos données lorsque vous manifestez de l’intérêt pour nos services, nous contactez ou lorsque nous examinons si une collaboration professionnelle est possible. Nous utilisons ces données afin d’entretenir le contact et de fournir des informations en vue de l’établissement d’une relation professionnelle. 

Enregistrement des relations professionnelles 

Finalité 
L’enregistrement et la gestion des relations professionnelles. 

Nous traitons vos données lorsqu’une organisation établit ou entretient une relation professionnelle avec nous. Nous utilisons ces données pour consigner et gérer les accords professionnels et les relations de collaboration globales.

Corporate Portal 

Finalité 
Proposer et gérer un portail destiné aux relations professionnelles. 

Destinataires des données à caractère personnel 

Dans les sections ci-dessus, vous avez pu lire que VDC fait appel, pour certains traitements, à des parties externes. Nous désignons ces parties comme des « destinataires ». Le présent aperçu ne reprend que les destinataires auxquels VDC fait appel dans le cadre des traitements pour lesquels elle est elle-même responsable du traitement. 

Les différents Van der Valk Hotel & Restaurants font en outre appel à leurs propres destinataires pour leur exploitation (telle que les réservations, les paiements et le séjour). Ces destinataires relèvent de la responsabilité de l’hôtel concerné et ne sont dès lors pas repris dans le présent aperçu. Pour de plus amples informations à ce sujet, nous renvoyons à la déclaration de confidentialité de l’hôtel concerné. 

Nous concluons, avec les destinataires qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte, des accords visant à traiter vos données de manière soigneuse et sécurisée. Ces parties agissent dans ce cas en qualité de sous-traitants. Certaines parties traitent des données à caractère personnel (en partie) à leurs propres fins et sont ainsi responsables du traitement de manière autonome. 

Vos données à caractère personnel sont parfois traitées en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Cela n’est autorisé que si des garanties appropriées sont offertes, telles que l’utilisation des clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne. Lorsque cela s’applique, nous avons mis en place ces garanties. 

Aperçu des destinataires 

Modifications de la présente déclaration de confidentialité 

VDC peut adapter la présente déclaration de confidentialité si des développements au sein de notre organisation ou des modifications de la législation et de la réglementation le justifient. Si des modifications ont des conséquences sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, nous vous en informerons via notre site web ou d’autres canaux appropriés. En haut de la présente déclaration de confidentialité, vous trouverez toujours la version la plus récente et la date d’entrée en vigueur. 

Attention : les différents Van der Valk Hotel & Restaurants appliquent leur propre déclaration de confidentialité pour les traitements dont ils sont responsables. Les modifications de ces déclarations sont communiquées par les hôtels concernés eux-mêmes. 

Vos droits 

Lorsque VDC traite vos données à caractère personnel, vous disposez, en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD), de différents droits. Vous souhaitez exercer vos droits ? Contactez alors VDC via privacy@vandervalkhotelgroup.com ou via les coordonnées figurant au bas de la présente déclaration de confidentialité. Indiquez clairement de quel droit il s’agit. 

Si votre demande porte sur un traitement effectué par un hôtel Van der Valk spécifique, il se peut que nous vous renvoyions vers l’hôtel concerné. Cet hôtel est en effet responsable du traitement de manière autonome pour ce traitement. Afin de pouvoir traiter correctement votre demande, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. 

Nous répondons en principe à votre demande dans un délai d’1 mois. Si cela s’avère impossible, nous vous informons en temps utile du motif et de la prolongation éventuelle. 

Vous disposez des droits suivants : 

• Droit d’accès 
  Vous pouvez demander quelles données à caractère personnel VDC traite à votre sujet. Indiquez à cet égard de la manière la plus précise possible les données auxquelles vous souhaitez accéder. 

• Droit de rectification 
  Vous pouvez nous demander de corriger ou de compléter vos données si celles-ci sont inexactes ou incomplètes. 

• Droit à l’effacement 
  Vous pouvez nous demander de supprimer vos données à caractère personnel. Nous apprécions pour chaque demande si nous pouvons y donner suite (par exemple en raison d’obligations légales de conservation). 

• Droit à la portabilité des données 
  Vous pouvez nous demander de recevoir ou de faire transférer certaines données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans la mesure où ce droit est applicable. 

• Droit à la limitation du traitement 
  Dans certains cas, vous pouvez nous demander de limiter temporairement l’utilisation de vos données à caractère personnel. 

• Droit d’opposition 
  Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, par exemple en cas d’utilisation à des fins de marketing direct ou en raison de votre situation particulière. 

• Droit de retirer votre consentement 
  Si nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. 

Vous trouverez de plus amples informations sur vos droits sur le site web de l’autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens).

Sécurité de vos données à caractère personnel 

VDC prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l’usage abusif et l’accès non autorisé. 

Ces mesures visent notamment : 

• la sécurisation des systèmes et des réseaux ; 

• la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux personnes autorisées ; 

• la garantie de la confidentialité et de l’intégrité des données. 

Mesures techniques : 

• Chiffrement des données à caractère personnel au repos et pendant le transport (AES-256, TLS 1.2+) 

• Authentification multifacteur (MFA) obligatoire pour l’accès aux systèmes contenant des données à caractère personnel 

• Contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) via Microsoft Entra ID — les collaborateurs n’ont accès qu’aux données nécessaires à l’exercice de leur fonction 

• Journalisation et surveillance de l’accès aux systèmes et aux données à caractère personnel (pistes d’audit) 

• Protection des terminaux sur les postes de travail et les serveurs 

• Expiration et verrouillage automatiques des sessions 

• Communication par e-mail chiffrée et transfert de fichiers sécurisé 

Mesures organisationnelles : 

• Politique de sécurité de l’information établie et revue périodiquement (conformément à la norme ISO 27001) 

• Il n’est fait appel aux sous-traitants que par la voie d’un contrat de sous-traitance signé (art. 28 RGPD) 

• Les collaborateurs sont tenus à une obligation de confidentialité et reçoivent périodiquement une formation de sensibilisation à la protection de la vie privée 

• Procédure de notification et de traitement des violations de données (y compris la notification à l’autorité néerlandaise de protection des données dans les 72 heures, le cas échéant) 

• Politique de classification des données — les données à caractère personnel sont identifiées, étiquetées et traitées en conséquence 

• Politique de durées de conservation avec nettoyage périodique des données 

• Les demandes d’accès et les droits des personnes concernées sont traités selon un processus établi 

• Audits internes périodiques sur le respect de la politique de protection de la vie privée 

Introduire une plainte 

Vous avez une plainte concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel par VDC ? Contactez-nous alors d’abord via privacy@vandervalkhotelgroup.com. Nous traitons chaque plainte avec soin. 

Vous avez en outre bien entendu toujours le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle, l’autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens). 

Coordonnées 

Vous avez des questions concernant la présente déclaration de confidentialité ou vous souhaitez savoir quelles données à caractère personnel VDC traite à votre sujet ? Contactez-nous alors via les coordonnées ci-dessous : 

Van der Valk Diensten Centrum B.V. 

Stationsweg 91 
6321 LK 
privacy@vandervalkhotelgroup.com 
+31 (0)88 024 6301